Sport_It 10 - jaargang 7

“De provinciale sportdienst is een goed werkende sportdienst en kan nog verbeteren op het gebied van professioneel management.” Dat zeggen de auditoren van ‘Double Pass’. Met het auditrapport 2008 krijgt de sportdienst relevante verbeterpunten  aangereikt. De sportdienst gaat daar verder mee aan de slag.

Audit van de provinciale sportdienst

Op vrijdag 6 juni 2008 heeft Double Pass de provinciale sportdienst geaudit op basis van het PRO² Sportdienstenmodel. PRO² Sportdiensten  staat voor PROmotie en PROfessionaliteit en richt zich vooral op het bereiken van een professioneel management van de sportdiensten, zowel op gemeentelijk als op provinciaal niveau. Om dit te optimaliseren, is een kwaliteitsmodel voor gemeentelijke en provinciale sportdiensten ontwikkeld om hen te ondersteunen in hun streven naar een duurzame en doeltreffende werking. Het kwaliteitsmodel bestaat uit 6 dimensies: beleidsplan, organisatie, communicatie, ondersteuning, sportpromotie en accommodatie. Meer info vind je in sport-it 4 en sport-it 7.

Het object van de audit  is de werking van de provinciale sportdienst in al haar beheersmatige processen, m.a.w hoe voert de provincie haar beleid uit. De sportbeleidsmatige keuzes, waarom de provincie kiest voor haar beleid, zijn niet het onderwerp van deze audit.

De aanpak en organisatie van de audit is als volgt verlopen:
- de sportdienst voerde een eerste zelfdiagnose uit op basis van de PRO²Sportdiensten-software. De aangeleverde checklist van kwaliteitsdimensies en –criteria werd ingeput in de software en er werden  waar mogelijk stavingstukken bezorgd.
- Audit ter plaatse op 6 juni 2008 met als doel: 
     * de onduidelijkheden uit de documentaire pré-audit toe te lichten 
     * na te gaan in welke mate  de aangeleverde documenten een reële plaats  hebben in de werking van de sportdienst en 
     * visuele vaststelling te doen omtrent de invulling van niet documenteerbare kwaliteitscriteria (voornamelijk in de werking  van de sportinfrastructuur).

De opbouw van het rapport is thematisch volgens de opbouw van het PRO² Sportdiensten-model. Dit rapport bevat een kwalitatief gedeelte waarin de vaststellingen besproken worden en actiepunten ter verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van de sportdienst geformuleerd zijn. Daarnaast worden de bevindingen cijfermatig voorgesteld in een kwantitatief gedeelte met een gedetailleerde weergave van alle scores alsook een grafische voorstelling van deze scores in vergelijking met het gemiddelde. We geven je graag de belangrijkste besluiten mee.

Kwalitatief rapport

Globaal wordt de provinciale sportdienst omschreven als een ‘… goed georganiseerde en goed werkende sportdienst …’.

Uit het auditrapport komen volgende centrale bevindingen/verbetervoorstellen naar voor:

1. Streven naar een maximale graad van formalisering door een procedurehandboek verder te implementeren
2. Streven naar een functionele verankering van ‘evidence based’ beleid in het organogram (zie verder).
3. Streven naar een efficiëntere dienstverlening door procesverbetering en administratieve vereenvoudiging
4. Streven naar een rationalisering van de werkingsstructuren (reeds ingezet onderzoek verzelfstandiging sportdienst)

Uit de analyse per dimensie worden volgende belangrijkste verbetervoorstellen voorgesteld:

1. Beleid en sportbeleidsplan :
- de functionele verankering van een ‘evidence based’ (meten is weten) sportbeleid door een exclusieve onderzoeksmatige, informatieve en kwaliteitsbevorderende taak toe te bedelen aan de stafdienst ‘kwaliteit en projecten’, die permanent bemand wordt door twee voltijdse medewerkers op A-niveau . Hiermee wordt bedoeld dat deze cel volwaardig ingevuld wordt met een exclusieve opdracht beleidsondersteunend en kwaliteitsbevorderend werk te verrichten, zowel voor de eigen dienst als voor de gemeenten. Een belangrijke opdracht voor deze cel zal erin bestaan de maatschappelijke effectiviteit van het provinciaal sportbeleid op te volgen. 
- een regelmatige en gestructureerde effectiviteitmeting invoeren mbt sportbeoefening (hoeveel Antwerpenaars zijn sportactief en hoe evolueert dit?).

2. Organisatie
- de herziening van de bestaande structuren afstemmen op de primaire (klantgerichte) processen (subsidiëring, sportpromotie, sportregiowerking, accommodatiebeheer, sportvorming) om een maximale en administratieve vereenvoudiging en efficiëntieverhoging vanuit het oogpunt van de klant te verkrijgen.

3. Communicatie
- een online bevraging uitvoeren omtrent de gebruiksvriendelijkheid en informatieve waarde van de website
- een interactief en minimum jaarlijks federatietreffen organiseren

4. Ondersteuning
-op basis van de gekende processtromen in deze, interne service-levels bepalen en opvolgen in de behandeling van elk van de sportsubsidies.
- een systematische bevraging invoeren van de gesubsidieerden over hun tevredenheid inzake de toegevoegde waarde van de subsidie voor hun organisatie, de administratieve procedure, de communicatie omtrent het dossier, de inspectie ter plaatse, de uitbetalingsmodaliteiten en dergelijke

5. Dimensie: Sportpromotie
- de sportpromotionele aanpak in het provinciaal sportcentrum Peerdsbos volledig aligneren met de aanpak in de cel sportpromotie van de provinciale sportdienst

6. Accommodatie
- een up-to-date handboek voor noodprocedures invoeren
- op basis van de nieuwe noodprocedures een jaarlijkse oefening houden
- de nieuwe noodprocedures uitvoerig instrueren aan alle betrokkenen: (nieuwe) werknemers en regelmatige gebruikers van het SCP

In het rapport worden ook een aantal goede praktijken geformuleerd:

1. “De sportdienst geldt als een voorbeeld voor de integrale kwaliteitszorg in de sector”
2. “Doelstellingen beleidsplan gealigneerd en leesbaarheid strategisch plan”
3. “Maatregelen (acties) beleidsplan zijn geschikt voor distinctieve beoordeling of meting”
4. “Meting indicator verhogen sportparticipatie: als enige in de sector”
5. “Private input subsidies: jeugdsportfonds”
6. “Systematische opvolging van samenwerkingsverbanden”
7. “Excellente benchmarking: competentiemanagement over hele lijn”
8. “Subsidies klantgericht duidingsdocument”
9. “Subsidies checklist en planning controles”
10. “Vormingsmanagement als ondersteuning voor de sportsector.”

Kwantitatief rapport

Het kwantitatief rapport is indicatief van aard. De meerwaarde zit hem vooral in het kwalitatief rapport (zoals hier boven aangegeven). Het cijferrapport geeft een totale score en een score per dimensie. Een spinnenwebdiagram geeft aan waar je staat ten opzichte van soortgelijke diensten, in ons geval provinciale sportdiensten. Welke score behaalde de provinciale sportdienst?

De sportdienst deed het bijlange niet slecht, maar de exacte gegevens zijn wel strikt vertrouwelijk.

Het belangrijkste! Aan de slag met verbetervoorstellen.

Rekening houdende met de aanbevelingen geeft de provinciale sportdienst prioriteit aan volgende verbetervoorstellen:

- het uitschrijven van noodprocedures voor het Sportcentrum Peerdsbos
- het periodiek evalueren en bepalen van ‘service levels’ voor de sportsubsidies
- een aantal verbetervoorstellen zijn al ingecalculeerd in de lopende consultancy-opdracht aangaande de verzelfstandiging van de provinciale sportdienst door PricewaterhouseCoopers (PWC) (procesverbetering en administratieve vereenvoudiging en rationalisering van de werkingsstructuren)
- In dit kader onderzoeken we ook de oprichting van een infoloket binnen de provinciale sportdienst. Dit om het ‘evidence based’ ‘meten is weten’-beleid te verankeren, maar ook om de adviserende, informerende en ondersteunende rol structureel in te bedden in de sportdienstorganisatie.

De komende twee jaar kunnen de gemeenten ook rekenen op dergelijk ondersteunend rapport. Gemeenten die zich nog niet kandidaat stelden, kunnen dit nog steeds doen. De audit is gratis.