Projectsubsidies ter ondersteuning van het streekgericht bibliotheekbeleid
Wat?
Dit reglement voorziet in de ondersteuning van samenwerkingsprojecten van openbare bibliotheken of van socio-culturele verenigingen die met openbare bibliotheken wensen samen te werken. De subsidie bedraagt maximaal 75 procent van de onkosten die in het kader van het project gemaakt worden.
We steunen graag creatieve, originele en vernieuwende projecten. We vinden het belangrijk dat deze initiatieven een meerwaarde opleveren, hetzij voor de bibliotheek, hetzij voor de beoogde doelgroep.
Voor wie?
Bedoeld voor openbare bibliotheken en voor verenigingen die met minimaal twee openbare bibliotheken samenwerken. Om samen te werken met andere besturen moet je rekening houden met het decreet Intergemeentelijke Samenwerking.
Aanvraag
Er is een modelformulier dat helpt bij het opstellen van een subsidieaanvraag. Hierbij enkele aandachtspunten:
Eén van de partners treedt op als financieel coördinator. Dit betekent dat deze partner prefinanciert, de subsidie ontvangt en verdeelt. Er wordt een verdeelsleutel afgesproken tussen de partners.
De aanvraag moet toekomen minstens drie maanden vóór de aanvang van het project en vóór 1 november van het lopende budgetjaar. Ze moet ondertekend worden door de wettelijke vertegenwoordigers van alle partners. In het geval van bibliotheken zijn dat meestal de burgemeester en de secretaris. Begin dus tijdig met het betrekken van het schepencollege bij het project.
De aanvraag bevat een volledige omschrijving van het project waarbij wordt aangegeven welke meerwaarde het project oplevert voor de doelgroep en/of de betrokken bibliotheken. Tevens worden de doelstellingen en doelgroepen duidelijk omlijnd en wordt aangegeven welke de indicatoren zijn voor het slagen van het project.
Stel een realistische raming van de kosten en de eventuele inkomsten op in de vorm van een rekenblad zodat het verwerken van de gegevens efficiënt kan verlopen. Sommige kosten zijn niet subsidieerbaar (zie artikel 8 van het reglement).
De uitvoering van het project
Zorg ervoor dat je het provincielogo op het drukwerk van het project aanbrengt. Het logo kun je via deze pagina downloaden. Wijs ook op de inbreng van de provincie in de communicatie met de media, bibmedewerkers en de beoogde doelgroepen.
Verzamel de persberichten en de gepubliceerde artikels in het gemeentelijk infoblad of andere tijdschriften en media. Bewaar een exemplaar van het drukwerk, de folder en eventuele poster voor de eindafrekening en neem foto’s van de activiteiten om toe te voegen aan het werkingsverslag.
De afrekening en het verslag
Het verslag en de afrekening van het project op basis van de hieronder te downloaden modellen dienen toe te komen binnen de twee maanden na afloop van het project, maar alleszins vóór 1 oktober van het jaar dat volgt op de toekenning.
Het verslag bevat een gedetailleerde beschrijving van de uitvoering van het project, gedocumenteerd met foto’s, de gebruikte folder en poster, aangevuld met cijfermateriaal over het aantal deelnemers en een evaluatie van het project met betrekking tot de meerwaarde voor de bibliotheken en de doegroepen. Tevens wensen wij te vernemen op welke wijze de medewerking van de provincie werd gecommuniceerd naar het doelpubliek.
Verwerk al de facturen van de eindafrekening in een rekenblad (niet gegroepeerd in enkele posten). Zorg ervoor dat de deelnemende partners/bibliothecarissen deze afrekening ondertekenen. Dit kan op aparte exemplaren gebeuren, maar zorg er wel voor dat elke bibliothecaris de eigenlijke afrekening ondertekent (dus geen handtekeningen verzamelen op een los blad zonder de afrekening).
Naast een werkingsverslag lezen we ook graag een evaluatie. Die leggen we dan naast de doelstellingen en indicatoren die bij de aanvraag werden vooropgesteld. Ook negatieve ervaringen zijn voor ons interessant. We kunnen er samen van leren.
Aarzel niet om voorafgaandelijk onze stafmedewerker subsidiebeleid, Jef Boudewijns, te contacteren voor het bespreken van je ideeën of concrete plannen en voor het indienen van de aanvraag.
