Reglement

Artikel 1. Begripsomschrijving:

PUDM:
De provinciale uitleendienst didactisch en audiovisueel materiaal.

Ontlener:
Een "ontlener" is ofwel een organisatie met rechtspersoonlijkheid, een feitelijke vereniging of een natuurlijke persoon die gebruik maakt van het materiaal van de uitleendienst. Indien de ontlener een natuurlijk persoon is, heeft hij/zij de volle leeftijd van 18 jaar bereikt. De ontlener komt in aanmerking om materialen te ontlenen volgens de bepalingen van Artikels 4, 5 en 6.

Afhaler:
De natuurlijke persoon die materiaal komt afhalen van de uitleendienst.

Volmachtgever:
De bevoegde persoon of personen of het bevoegd orgaan dat namens de rechtspersoon of feitelijke vereniging een volmacht kan verstrekken.

Ontleenvergoeding: 
De vergoeding of retributie voor het ontlenen van materiaal zoals bepaald in de "retributie- en boetelijst".

Ontleenformulier:
Het formulier waarop alle voorlopig toegewezen materialen zijn vermeld, en dat aan de klant opgestuurd of meegegeven wordt.

Afhaalformulier:
Het formulier waarop alle meegegeven toestellen zijn vermeld, en dat bij afhaling wordt overhandigd.

Beheerder:
De beheerder van het Provinciaal Vormingscentrum Malle en de Provinciale Uitleendienst.

Coördinator:
De coördinator evenementen, logistiek en uitleendienst.

Venale waarde:
De werkelijke waarde van het materiaal op het moment van ontlening van het betreffende toestel. De berekeningswijze wordt vastgesteld door de deputatie.

Nieuwwaarde:
Het bedrag dat op een bepaald moment moet betaald worden om een nieuw toestel met dezelfde kenmerken aan te kopen. 

Artikel 2. Locatie.

De Provinciale Uitleendienst is gevestigd in het 
Provinciaal Vormingscentrum Malle
Smekenstraat 61, 2390 Malle
tel:  03 312 80 00
fax:  03 312 80 80
e-mail: uitleendienst@pvm.provant.be

De locatie en openingsuren van de gedeconcentreerde posten staan vermeld op de ontleenformulieren. 

Artikel 3. Begunstigden.

Het provinciebestuur van Antwerpen stelt didactisch en audiovisueel materiaal voor ontlening ter beschikking van de in de provincie Antwerpen gevestigde of aldaar tijdelijk verblijvende, door de Vlaamse Gemeenschap erkende en gesubsidieerde onderwijsinstellingen, overheidsinstellingen en erkende organisaties binnen het kader van de sociaal-culturele sector. 

Onder erkende organisaties wordt verstaan:

• Organisaties die lid zijn van of erkend zijn door de gemeentelijke raden voor cultuurbeleid zoals jeugdraad, sportraad culturele raad,... of deze raden zelf. Een bevoegd ambtenaar moet deze erkenning bevestigen. 
• Afdelingen van organisaties die lid zijn van of erkend zijn door de Jeugdraad van de Provincie Antwerpen, de Provinciale Sportraad of de Raad voor Cultuur van de Provincie Antwerpen, deze organisaties zelf of die erkend zijn door de provincie Antwerpen. 
• Afdelingen van organisaties die erkend worden door de Vlaamse Gemeenschap in de sector Jeugd, Sport of Cultuur, of die erkend worden door instellingen die de bevoegdheid hiervoor verkregen hebben van de Vlaamse Gemeenschap, of deze organisaties zelf. 

Een ontlening kan slechts toegestaan worden als aan alle voorwaarden van dit reglement voldaan is en als de materialen gebruikt worden voor een socio-culturele of vormende activiteit met niet-commerciële doelstellingen.

Artikel 4. Erkenningsprocedure.

Organisaties die in aanmerking komen om te ontlenen volgens de bepalingen van artikel 3, dienen een
erkenningsformulier, opgemaakt en ondertekend door een bevoegd ambtenaar, te bezorgen aan de administratie van de PUDM. De erkenningsformulieren zijn te verkrijgen in het GPB Provinciaal Vormingscentrum Malle of te
downloaden van de website.

Een erkenning vervalt indien er gedurende twee jaar geen ontlening meer gebeurt. 

Organisaties die geen erkenning kunnen aantonen zoals omschreven in Artikel 3, kunnen een aanvraag indienen om erkend te worden als gebruiker van de uitleendienst bij de vaste commissie van advies . Deze commissie adviseert de deputatie over deze erkenning. Adres van de vaste commissie van advies: GPB Provinciaal Vormingscentrum, Smekenstraat 61, 2390 Malle. 

De beheerder kan een ‘voorlopige erkenning’ geven aan een organisatie. Deze voorlopige erkenning wordt achteraf geadviseerd door de vaste commissie van advies op haar eerstvolgende vergadering en moet voor definitieve erkenning door de deputatie goedgekeurd worden.

Artikel 5. Reserveren.

Wie kan reserveren : elke persoon die gemachtigd is namens de organisatie op te treden. 

Bij een eerste aanvraag dienen de nodige erkenningsformulieren te zijn ingediend. 

De deputatie bepaalt de minimum- en maximumtermijn van een reservering.

De aanvragen worden chronologisch verwerkt. 

Er wordt een ‘voorlopig ontleenformulier’ naar het adres van de aanvrager gestuurd. 

Een ontlening wordt beperkt tot maximum één maand. Bij voldoende motivering en beschikbaarheid van het materiaal kan door de beheerder een uitzondering toegestaan worden.

Voor sommige toestellen geldt een maximum te ontlenen aantal. Deze beperking wordt in de catalogus vermeld.

Elke reservering is een voorlopige reservering onder voorbehoud van onvoorziene omstandigheden. 

De reservatie van het materiaal vervalt op het einde van de dag na de afhaaldag, tenzij anders afgesproken met de coördinator. 

Artikel 6. Materiaal afhalen en inleveren.

Om materiaal af te halen dient de afhaler, die een natuurlijke persoon is, lid te zijn van de organisatie of in het bezit te zijn van een ondertekende volmacht, uitgaande van de bevoegde organen of personen. 

De afhaler dient bij afhaling in het bezit te zijn van haar/zijn identiteitskaart. 

Het afhalen en inleveren van het materiaal dient te gebeuren op het gestelde uur en op het adres die op de
ontleenformulieren vermeld staan. Materiaal dat niet tijdig is binnengebracht kan, na telefonische afspraak met de coördinator of een door hem aangeduide vervanger, worden binnengebracht. 

Het materiaal dient in verzorgde staat te worden teruggebracht. Reinigingskosten kunnen aangerekend worden aan de ontlener. 

Alle materiaal wordt op eigen kosten getransporteerd en met voldoende mankracht geladen. Aangepast vervoer is vereist en transport kan geweigerd worden door de coördinator indien er geen gesloten wagen voorzien is. 

De afhaler erkent bij ondertekening van het afhaalformulier de juistheid ervan en verklaart daardoor dat het
toegewezen materiaal volledig in orde en in goede staat is. 

Indien een ontlener tweemaal niet afhaalt zonder verwittiging, kan hij uitgesloten worden voor een periode bepaald door de deputatie.

Artikel 7. Het provinciebestuur

Het provinciebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal of uit eventuele gebreken ervan. 

Er is geen verhaal mogelijk ten opzichte van de Provinciale Uitleendienst indien het vermogen of de werking van ontleende toestellen ontoereikend geacht wordt. De ontlener blijft m.a.w. verantwoordelijk voor de inhoud van zijn/haar aanvraag. 

Indien ingevolge overmacht de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen gesteld worden, heeft de ontlener geen recht op schadevergoeding. 

De deputatie beslist over de uitsluiting van ontleners en afhalers.

Artikel 8. Ontlener en afhaler.

De afhaler en de ontlener zijn hoofdelijk en ondeelbaar verantwoordelijk voor het ontleende materiaal en het gebruik ervan en kunnen achteraf persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Eventuele tekortkomingen, schade, diefstal of verlies van het materiaal of herstellingsfacturen komen volledig ten laste van hen zelfs indien zij zelf niet verantwoordelijk zijn voor de eventuele tekortkomingen, schade, diefstal of verlies. 

De ontlener verbindt er zich ook toe de materialen aan te wenden in overeenstemming met de geldende wetten op het auteursrecht. 

De ontlener wordt verondersteld het gebruik en de behandeling van het ontleende materiaal te kennen. 

Artikel 9. Ontlening of onderverhuring aan derden.

De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materiaal in geen geval verder uit te lenen of te verhuren aan derden, op straffe van uitsluiting van ontlening. De materialen worden dan onmiddellijk teruggevorderd (zie artikel 18).

Artikel 10. Opschorting en Uitsluiting.

Het foutief of onrechtmatig gebruik van het materiaal, het herhaaldelijk beschadigen of het niet-terugbrengen van materiaal of het niet-betalen van retributie en aangerekende kosten en boetes voor de vervaldatum van de factuur brengt opschorting van bestaande ontleningen met zich mee (zie ook Artikel 8.§.3. en 9.§.1.) , en heeft eveneens tot gevolg dat geen nieuwe aanvragen meer worden aanvaard . 

Indien blijkt dat een ontlener herhaaldelijk veel meer materiaal bestelt dan dat er daadwerkelijk wordt meegenomen, kan er eveneens overgegaan worden tot uitsluiting. 

Het Provinciebestuur is bevoegd de reservering vastgelegd in de ontleenformulieren zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te beëindigen indien blijkt dat één of meerdere verklaringen van de ontlener onvervulbaar of onjuist zijn of indien een of meerdere vervallen facturen onbetaald zijn gebleven. 

Het niet-naleven van één of meerdere bepalingen uit dit reglement kan, los van eventuele boetes of gerechtelijke vervolging, aanleiding geven tot uitsluiting van de ontlener of afhaler.

Artikel 11. Betwisting.

Voor alle mogelijke gerechtelijke betwistingen die uit dit reglement, uit de uitvoering van dit reglement of uit de ontlening voortvloeien of ermee verband houden, zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.

Artikel 12. Retributie.

Voor de meeste toestellen is een retributie verschuldigd. Deze retributies staan vermeld in de boete- en
retributietarievenlijst. Deze tarieven worden door de deputatie bepaald. 

Voor gebruik van materiaal van de Uitleendienst door instellingen van het Provinciebestuur van Antwerpen,
uitgezonderd de provinciebedrijven en provinciale vzw's, opgericht door het provinciebestuur van Antwerpen, wordt geen retributie voor ontlening aangerekend.

Artikel 13. Boetes.

Bij het te laat inleveren van materiaal worden boetes aangerekend die in de ‘retributie- en boetetarievenlijst’ vermeld staan. Er wordt geen boete aangerekend indien het materiaal uitzonderlijk en na afspraak met de coördinator of een door hem aangeduide vervanger op een later tijdstip wordt ingeleverd. Dit wordt evenwel slechts toegestaan indien er geen andere reservaties door in het gedrang komen. De eventueel verhoogde retributie, hieruit voortvloeiend,dient door de ontlener te worden betaald.

Ingeval van bewezen overmacht (brand, diefstal, waterschade, …) wordt er geen boete aangerekend. 

Voor de periode dat er boete wordt aangerekend, wordt er geen retributie aangerekend.

Artikel 14. Melding van schade en tekorten.

Bij tekortkomingen, schade, diefstal, verlies of vernietiging van het materiaal dient de ontlener de coördinator zo snel  mogelijk te verwittigen. 

Artikel 15. Schade.

Ingeval van schade of tekortkomingen wordt een bedrag aangerekend dat gelijk is aan de herstelling of de vervanging op basis van factuur en/of van uurloon. 

Voor herstellingen van beschadigingen of tekortkomingen aan het materiaal die niet exact op basis van facturen of reparatie door uurloon te bepalen zijn, zal een forfaitaire vergoeding, afhankelijk van de situatie, aangerekend worden per schadegeval aan de ontlener. 

Schade aan het materiaal, vastgesteld na inlevering, zal zo snel mogelijk gemeld worden aan de ontlener. 

Herstellingen worden slechts uitgevoerd door of in opdracht van de uitleendienst. 

De uitleendienst beoordeelt in concreto de opportuniteit van de herstelling en beslist over de vervanging van de betrokken goederen indien herstelling geen volkomen herstel van de schade teweegbrengt of het goed in zijn waarde aantast. 

Indien materieel onherstelbaar is wordt de aanrekening behandeld zoals bij tekorten (art. 16 en 17).

Artikel 16. Tekorten door vernietiging of verlies van het materiaal.

Bij tekorten dient de ontlener een bedrag ter grootte van de nieuwwaarde te betalen 

Bij terugbrenging door de ontlener van verdwenen materiaal wordt de factuur gecrediteerd, verminderd met het bedrag van de boete voor laattijdige inlevering. 

Artikel 17. Tekorten door diefstal of brand.

Diefstal moet onmiddellijk worden aangegeven bij politie, en ook aan de coördinator gemeld . Het nummer van het proces-verbaal dient zo snel mogelijk aan de uitleendienst bezorgd te worden. 

Ingeval van bewezen overmacht (brand, diefstal, waterschade, …) wordt slechts de venale waarde aangerekend. Overmacht wordt als bewezen beschouwd als politie of brandweer een proces-verbaal afleveren waarin de feiten nauwkeurig worden beschreven en waaruit duidelijk blijkt dat de ontlener geen enkele schuld treft m.b.t. het tekort. In geval het toestel toch wordt teruggevonden en binnengebracht wordt er geen boete voor laattijdige inlevering aangerekend. 

Bij aangifte bij de politie en/of naargelang het geval bij de brandweer, kan er eventueel een beroep gedaan worden op de tussenkomst van de verzekering .

Indien er geen sprake is van bewezen overmacht, wordt dit tekort behandeld zoals in artikel 16. 

Artikel 18. Recuperatie.

Het ontleend materiaal kan in geval van vastgesteld misbruik onmiddellijk worden teruggevorderd. 

Indien de ontlener weigert het materiaal terug te brengen, is het de Provincie toegestaan het materiaal zelf te
recupereren. Kosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de ontlener. 

Indien de ontlener weigert vervallen facturen te betalen, is het de Provincie toegestaan om deze met alle mogelijke middelen te innen. Kosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de ontlener. 

Artikel 20.

De ontlener verleent een vertegenwoordiger van de Provincie gratis toegang tot de activiteit waarbij de materialen gebruikt worden, om de toepassing van dit reglement ter plaatse te kunnen verifiëren. 

Artikel 21.

Eventuele bezwaren op de toepassing van dit reglement moeten bij aangetekend schrijven gericht worden aan de deputatie, uiterlijk vijf werkdagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Alle mogelijke betwistingen die uit dit reglement, uit de uitvoering van dit reglement of uit de ontlening voortvloeien of ermee verband houden, worden exclusief door de deputatie beslecht. 

Artikel 22.

Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 maart 2005.