Dossiervorming en klassement: vlot navigeren in je documentenstroom

Een goed geordend en gestructureerd klassement is belangrijk voor een goede en efficiënte werking van een administratie. Voor een overheidsdienst geldt bovendien dat ze zich moet kunnen verantwoorden ten opzichte van de burger en openbaarheid van bestuur moet verzekeren. Goede klassementen en goede en volledige dossiers zijn hierbij van essentieel belang.

Deze opleiding leert hoe je een centraal klassement moet opbouwen en onderhouden. Hoe je dit organiseert en ervoor zorgt dat de dossiers en bedrijfsinformatie optimaal worden geklasseerd, beheerd en gedeeld. Met de opgang van computers en digitale systemen in de administraties zijn de klassieke papieren klassementen immers vaak in verval geraakt zonder dat ze door een digitaal alternatief zijn vervangen met de nodige chaos tot gevolg. Deze opleiding legt daarom sterk de nadruk op het opzetten en onderhouden van digitale klassementen.

De opleiding legt uit hoe dossiers te organiseren, hoe e-mails te klasseren en ervoor te zorgen dat je volledige en goede dossiers vormt. Er wordt aandacht besteed aan de schoning en selectie van dossiers. Zodoende blijft het klassement overzichtelijk en bevat het geen overbodige informatie.

Programma:

• opbouw klassementen (digitaal en papier)
• beheer en onderhoud van klassementen (digitaal en papier)
• dossiervorming, e-mailarchivering, digitale dossiers, schonen van dossiers, ...
• selectie: bewaring en vernietiging van dossiers
• materiële zorg: klasseersystemen

Docent: Willem Vanneste - archiefconsulent eDAVID - Felixarchief - stad Antwerpen