Documentbeheer bij het provinciebestuur Antwerpen

Heb je als dienst, instelling, bedrijf, VZW of commissie verbonden aan het provinciebestuur vragen over de ordening en de selectie van je documenten? Wil je meer weten over de wet- en regelgeving met betrekking tot documentbeheer en openbaarheid van bestuur? Of ben je op zoek naar een permanente en veilige bewaarplaats voor je documenten?

Contacteer dan het Provinciearchief door het zenden van een mailtje of door te telefoneren naar 03 240 65 15 

Richtlijnen en formulieren

We bezorgen je op aanvraag graag volgende documenten in verband met documentbeheer:

• algemene dienstnota (2005)
• selectielijst (concept 1999)
• overzicht van archiefbestanden die sinds 1998 zijn overgedragen aan het Provinciearchief
• richtlijnen voor overdracht aan het Provinciearchief
• modelformulier: overdrachtslijst
• modelformulier: aanvraag tot vernietiging van documenten  

Je kunt deze zaken verkrijgen door het zenden van een mailtje of te bellen naar 03 240 65 15

Je wilt dossiers voor langere tijd/permanent bewaren?

Papieren dossiers die je niet meer regelmatig gebruikt maar die wel bewaard moeten blijven als referentie- of bewijsmateriaal of omwille van hun groot maatschappelijk belang, laat je best overbrengen naar het archiefdepot in het provinciehuis.

Je verpakt volgens de richtlijnen van het Provinciearchief de dossiers in genummerde archiefdozen en beschrijft kort hun inhoud in een overdrachtslijst.

Bezorg ons een digitale versie van deze lijst en een uitgeprinte versie ondertekend door het diensthoofd. De dozen worden dan opgehaald door de archiefmedewerkers.

Neem voor de archivering van digitale dossiers tijdig contact op met het Provinciearchief.

Je wilt dossiers opgeslagen in het archiefdepot raadplegen?

Dossiers opvragen doe je door een mail te zenden met vermelding van je naam, dienst, telefoonnummer en het depotnummer en doos- of volgnummer van het betreffende dossier. Wij geven een seintje wanneer je het gevraagde dossier kan komen ophalen.